In bugetul unei firme, lucrurile care se intampla o data pe an sunt cele mai usor de uitat. Se trec la inceput, se platesc cand vine momentul si apoi dispar din atentie pana data viitoare, cand pot aparea din nou ca o cheltuiala neplanificata.
Informatiile despre preturi ISO sunt cautate, de obicei, la inceput, iar dupa aceea subiectul nu mai este analizat. Problema este ca bugetul stabilit atunci poate acoperi doar primul an, iar restul apar pe parcurs, fara sa fi fost puse undeva.
O planificare corecta se face pe intreaga perioada de valabilitate a certificatului, nu doar pe primul an. Asa se vede costul real si asa se pot compara corect doua oferte care arata foarte diferit la prima vedere, dar ajung la acelasi total.
Costurile din primul an
Primul an este, de regula, cel mai costisitor si cel analizat cu cea mai mare atentie. Contine pregatirea, documentele, instruirea oamenilor si verificarea finala, iar suma e cea care apare in oferta primita si care se discuta cu conducerea.
Pentru standardele care ating o zona tehnica, cum este ISO 27001, standardul pentru securitatea informatiei, partea de pregatire ocupa mai mult din total decat la unul general. Acolo se lucreaza pe lucruri specifice, cu oameni care cunosc domeniul, iar timpul alocat creste proportional cu complexitatea activitatii.
Peste suma din oferta se aduna si timpul oamenilor din firma. Nu apare pe nicio factura, dar este un cost real, care poate fi semnificativ, mai ales in firmele mici, unde toata lumea e deja ocupata cu altceva.
Cheltuielile din anii urmatori
Dupa primul an urmeaza vizitele periodice, care se tin indiferent daca firma mai are nevoie de certificat sau nu. Sunt mai scurte si mai ieftine decat prima verificare, dar se repeta an de an si trebuie trecute in buget de fiecare data.
O firma care solicita informatii despre pret ISO 9001, standardul pentru managementul calitatii, ar trebui sa intrebe si ce costuri urmeaza in anii urmatori. Fara raspunsul la intrebarea asta, compararea a doua oferte nu spune mare lucru si poate duce la o alegere gresita.
Mai apar si lucruri marunte, care se aduna. Modificari in firma care trebuie anuntate, puncte de lucru noi adaugate pe certificat, traduceri cerute de un partener din alta tara sau o reverificare, daca raman observatii nerezolvate dupa o vizita.
Elementele de trecut in buget
Un buget facut doar cu suma din oferta poate fi incomplet si poate genera discutii ulterioare. Ce lipseste nu sunt sume mari luate separat, ci lucruri care nu au fost puse nicaieri si care apar pe rand.
Ce merita trecut de la inceput in buget, pentru intreaga perioada de valabilitate a certificatului si nu doar pentru primul an de lucru, se reduce la cateva linii:
- suma din oferta, pe etapele ei
- vizitele periodice din anii urmatori
- timpul estimat al oamenilor din firma
- deplasarile pentru punctele de lucru
- o rezerva pentru situatii neprevazute
Ultimul punct poate parea exagerat, dar se dovedeste adesea util. Se schimba ceva in firma, apare un punct de lucru nou sau un client cere o traducere, iar banii trebuie gasiti de undeva chiar in luna respectiva.
Planificarea pe toata perioada
Perioada de valabilitate e cea care da ritmul intregii planificari. O firma care isi planifica bugetul pe toata perioada vede de la inceput costul total si poate imparti suma pe luni, in loc sa o plateasca din ce se nimereste.
Ordinea care functioneaza pentru majoritatea firmelor mici si mijlocii, fara calcule complicate, fara programe speciale si fara sa fie nevoie de cineva din afara:
- se cere oferta pe toata perioada, nu doar pe primul an
- se aduna si costurile interne estimate
- se imparte totalul pe luni, ca o cheltuiala fixa
- se trec termenele vizitelor in calendar
- se verifica bugetul o data pe an
Pasul patru poate preveni una dintre cele mai frecvente probleme din domeniu. Unele firme afla de o vizita cu putin timp inainte, iar pregatirea in graba poate fi evitata cu putina organizare.
Momentul potrivit pentru inceput
Daca nu exista un termen impus din afara, momentul se alege. O perioada mai linistita din an, in care oamenii au timp sa raspunda la intrebari si sa completeze ce li se cere, scurteaza tot procesul si il face mai ieftin.
Firmele cu sezon stiu asta si evita varfurile. Un proiect inceput in cea mai aglomerata perioada din an se poate prelungi mult, pentru ca nimeni nu are timp si totul se amana de la o saptamana la alta.
Daca termenul vine din afara, discutia e alta si nu mai exista alegere. Atunci conteaza doar sa fie anuntat din timp cel care ajuta, ca sa isi poata organiza munca si sa spuna onest daca termenul se poate respecta sau nu.
Un buget facut din timp
Avantajul unei planificari pe mai multi ani nu e financiar in primul rand. E faptul ca dispare discutia care revine la fiecare vizita, despre de ce mai platim si pentru ce, purtata adesea cu persoane care nu au fost implicate.
Cand totul e trecut de la inceput, cheltuiala devine una obisnuita, ca orice alta plata anuala a firmei. Astfel, nu mai este pusa la indoiala si nu mai trebuie gasite fonduri in ultimul moment.
Partea mai dificila este inceputul, cand bugetul trebuie stabilit pentru intreaga perioada. Dupa aceea, verificarea anuala este simpla si rapida.
