Înainte ca cererea de actualizare CAEN să plece spre registru, câteva lucruri trebuie să fie deja lămurite: activitatea principală exprimată în Rev.3, autorizările, formularul și secțiunea potrivită, eventualele alte mențiuni, limitele de coduri, împuternicirea, calea de depunere și plata. Fiecare punct sărit poate deveni un motiv de revenire asupra dosarului, deci o verificare făcută pe îndelete economisește timp.
Lista de mai jos urmează pagina de procedură a site-ului actualizareonrc.ro, operat de ADISAF SRL, furnizor privat care nu aparține ONRC. Este scrisă pentru omul care pregătește efectiv hârtiile, fie că este administratorul, contabilul sau asistentul care strânge documentele și completează cererea.
Activitatea principală, exprimată în Rev.3
Prima bifă privește chiar miezul cererii. Activitatea principală se trece cu clasa și denumirea din Rev.3, nu cu numărul copiat din certificatul constatator. Tentația de a transcrie ce scrie deja în acte este mare, mai ales când codul pare cunoscut de ani de zile.
Verificarea are două părți. Întâi se confirmă că numărul vechi a fost trecut prin tabelul de corespondență și că rezultatul este o clasă din noua clasificare. Apoi se confirmă denumirea, pentru că 25 de numere există în ambele versiuni cu alt sens, între ele 4791, 6831 și 4932. Un număr identic nu dovedește că activitatea este aceeași. Dacă vechiul cod era unul împărțit în mai multe clase, alegerea variantei trebuie să fie deja făcută și asumată de cine decide în firmă.
Autorizările, căutate pe caen.onrc.ro
A doua bifă: autorizările, avizele sau atestările cerute de activitățile alese au fost verificate pe caen.onrc.ro. Codul CAEN nu înlocuiește aceste documente. Verificarea se face înainte de depunere, fiindcă rezultatul ei poate schimba lista de clase la care s-a ajuns. Unde portalul nu lămurește situația, întrebarea se adresează autorității emitente. Persoana care pregătește dosarul notează ce a găsit și la ce dată, astfel încât răspunsul să poată fi arătat mai târziu, dacă cineva din firmă întreabă pe ce s-a bazat alegerea.
Formularul și secțiunea corectă
Aici se greșește din grabă. Societățile completează Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8, care poartă mențiunea „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”. Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și cele familiale folosesc Anexa 2b, secțiunea VII: se bifează actualizarea, iar activitatea principală se trece la punctul 1.
La actualizarea exclusivă se completează doar activitatea principală. Restul codurilor nu se transcriu în formular, lucru care îi surprinde pe cei care au pregătit o listă lungă. Dacă firma dorește să aleagă între coduri, să adauge unele sau să elimine altele, situația poate însemna o modificare a obiectului de activitate și se clarifică înainte ca cererea să fie trimisă.
Când, odată cu actualizarea, se cere și altă mențiune, formularul se completează în ambele secțiuni relevante: la societăți, V și 4.1; la PFA și întreprinderi individuale, VII și VI. Pentru cererile online care vizează numai actualizarea, portalul ONRC are un flux simplificat, pe care merită să îl cunoască oricine depune electronic.
Limitele de coduri la PFA și la întreprinderea individuală
Potrivit informărilor ONRC, o persoană fizică autorizată poate avea maximum 5 clase, iar o întreprindere individuală maximum 10. Bifa aceasta se verifică după conversie, nu înainte, deoarece numărul de clase se poate schimba pe drum: codurile comasate îl reduc, iar cele împărțite îl pot mări. O PFA ipotetică, pornită cu patru coduri vechi și ajunsă la șase clase noi, are de renunțat la ceva înainte de depunere, altfel cererea pleacă peste limită.
Cine depune și pe ce cale
Dacă dosarul este depus de altă persoană, în numele firmei, dovada împuternicirii trebuie să fie pregătită. Este genul de document care se caută în ultima clipă, tocmai pentru că nu are legătură cu codurile și nu apare în discuțiile despre conversie.
Tot acum se alege modul de depunere: online prin portalul ONRC, la ghișeu, prin poștă sau prin curier. Alegerea se face înainte ca dosarul să capete forma finală, pentru că de ea depinde cum ajung documentele la registru și cine se ocupă de drum. O firmă cu sediul departe de oficiul registrului va privi altfel variantele decât una aflată la două străzi distanță.
Plata, dovada depunerii și noul certificat
Casieriile ONRC și ORCT nu mai funcționează din 15 octombrie 2026. Dacă dosarul cuprinde și alte mențiuni pentru care se face o plată, modalitatea se stabilește dinainte, fiindcă varianta plății la casierie a dispărut.
După trimitere, dovada depunerii se păstrează. Cererile se soluționează în ordinea înregistrării, iar ONRC a semnalat întârzieri, așa că dovada este documentul care arată când a fost înregistrată cererea. La final, noul certificat se compară cu ceea ce s-a cerut: clasa, denumirea activității și datele de identificare ale firmei.
Lista pe scurt, de ținut lângă dosar
- activitatea principală este trecută cu clasa și denumirea din Rev.3;
- autorizările, avizele și atestările au fost verificate pe caen.onrc.ro;
- formularul este cel potrivit: Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8, sau Anexa 2b, secțiunea VII, punctul 1;
- dacă există și altă mențiune, sunt completate ambele secțiuni relevante;
- limita de 5 clase la PFA, respectiv de 10 la întreprinderea individuală, este respectată;
- împuternicirea este pregătită, iar calea de depunere este aleasă;
- modalitatea de plată este stabilită, dovada depunerii are un loc în arhivă, iar cineva răspunde de verificarea noului certificat.
Pagina despre procedura de depunere a actualizării CAEN la ONRC are un selector pe tip de entitate, care arată formularul și secțiunea potrivite, precum și o listă bifabilă asemănătoare cu cea de mai sus. Poate fi ținută deschisă în timp ce se completează cererea, ca reper la fiecare câmp.
Pentru etapele dinaintea dosarului, actualizareonrc.ro oferă un convertor de coduri și un audit care rulează în browser, pe date INSSE. Firmele care preferă să delege munca pot apela la ADISAF, care coordonează procesul online; documentația juridică este elaborată și asumată de cabinetul de avocat colaborator. Site-ul actualizareonrc.ro nu dă termene de soluționare, fiindcă acestea depind de registru.
Termenul pentru actualizare este 1 aprilie 2027 potrivit ONRC, iar Ministerul Economiei a comunicat 25 martie 2027. Un dosar verificat punct cu punct și depus cu rezervă față de ambele date lasă timp pentru eventualele completări cerute de registru.
